Em nosso artigo anterior oferecemos aos (as) amigos (as) gestores (as) de RH nossas primeiras 10 “dicas” para se preparar e a Área de RH para uma auditoria de Compliance Trabalhista.

Neste artigo, trataremos de outras 10 “dicas”, relacionadas aos processos básicos internos de RH, tais como: recrutamento, seleção, admissão, integração, pagamento, movimentação e desligamento.

Repetimos aqui o que já registramos na primeira parte deste artigo: as 10 dicas que apresentaremos a seguir são contribuições básicas, minimamente necessárias para que a área de RH avalie suas práticas atuais e ajuste o que for necessário para fazer frente a uma auditora de Compliance Trabalhista, caso Organização abrace esta prática e a adote oficialmente como um instrumento de gestão.

Vamos, então, às novas 10 dicas para você preparar o seu RH para uma Auditoria de Compliance:

1 – Redija e divulgue um anúncio de recrutamento de acordo com o permitido pela legislação.

Todos os anúncios de ofertas de vagas que você elaborar devem se manter estritamente dentro dos limites permitidos pela legislação vigente que proíbe toda e qualquer prática de discriminação.  Veja o que diz o Art. 373-A da CLT quanto a proibições no processo de recrutamento:

• I – publicar ou fazer publicar anúncio de emprego no qual haja referência ao sexo, à idade, à cor ou situação familiar, salvo quando a natureza da atividade a ser exercida, pública e notoriamente, assim o exigir.

Elimine o costume de solicitar o envio de foto no Currículo; pois, muitos entendem como sendo um instrumento discriminatório e que poderá ser enquadrado na legislação acima citada, além do que uma consulta à Rede Social acerca do (a) candidato (a) resolve esta questão.

2 – Faça um processo de seleção transparente e calcado no perfil de competências e habilidades exigidas pelo cargo.

Não se deixe seduzir pela conversa ou pelo que está escrito no currículo do (a) candidato (a) a ponto de dispensar os instrumentos técnicos geralmente aplicáveis no processo de seleção transparente, ou seja:

• Realize a entrevista por competências focando nas características e nas atribuições do cargo que você deseja preencher;

• Aplique testes técnicos para avaliar na prática as efetivas qualidades do (a) candidato (a); quando se tratar de seleção para preenchimento de vagas de cargos de liderança, aplique testes psicológicos que possam contribuir para sua decisão com um laudo de perfil que recomende ou não a contratação de determinado candidato. Por melhor que o candidato seja tecnicamente, um laudo psicológico que não o recomende deve ser considerado com seriedade.

Mas, lembre-se que os testes psicológicos, de qualquer que seja o tipo só podem ser aplicados por profissionais da área devidamente habilitados. Se você não tiver alguém habilitado na equipe, contrate externamente este serviço;

• As entrevistas técnicas devem ser sempre conduzidas pelo Gestor da Área em que o (a) candidato (a) aprovado (a) irá trabalhar e este deverá emitir laudo técnico ao final da mesma, aprovando ou reprovando o (a) entrevistado (a).

Seguindo estas orientações, ao final do processo de seleção você terá em seu arquivo as evidências necessárias para comprovar que, de fato, o processo foi transparente e a escolha recaiu sobre o (a) melhor candidato (a) possível naquele momento.

3 – Encaminhe o (a) candidato (a) potencialmente selecionado (a) para exame médico admissional e aguarde o resultado antes de entregar a relação dos documentos para admissão.

É muito comum que o encaminhamento para o Exame Médico Admissional ocorra junto com a entrega da relação de documentos necessários para admissão, de forma que o (a) candidato (a) providencie os dois em paralelo.

Recomendamos que o Exame Médico Admissional anteceda a entrega da relação de documentos para admissão, sendo considerado como a última etapa do processo de seleção e que a relação de documentos para admissão só seja liberada em caso de aprovação do (a) candidato (a) no referido Exame.

Isto evitará que a Área de RH fique numa situação constrangedora para dizer ao (a) candidato (a), que já está com todos os documentos prontos para admissão, que não poderá contrata-lo (a) por ter sido reprovado no exame médico admissional, o que poderá levar a diferentes e imprevisíveis tipos de reações, inclusive reclamações junto à Justiça do Trabalho.

Uma consequência mais grave e de alto risco será admitir o (a) candidato (a) considerado (a) inapto (a) no Exame Médico Admissional por que ele já está com a “papelada pronta”. Prática não recomendável sob qualquer argumento.

4 – Proceda a admissão do (a) candidato (a) selecionado somente depois de receber todos os documentos solicitados.

Já abordamos esta dica na parte I deste Artigo, mas, é sempre bom reforçar que documentos que ficam pendentes de entrega no momento da admissão tendem a permanecer pendentes eternamente.

Portanto, não faça concessões, tenha uma política rígida sobre este assunto, mesmo porque com a chegada das rotinas do e-Social na sua empresa, isto se tornará obrigatório.

5 – Confira e confirme as horas extras lançadas para pagamento em folha ou para banco de horas.

Mesmo sabendo que as horas extras geralmente são previamente autorizadas pelos gestores, o que é normal e, acrescentamos, deveria ser rotina formal a ser praticada por todas as empresas, recomenda-se que a Área de Recursos Humanos adote mecanismos para verificação e comprovação da efetiva realização destas horas extras, sejam aquelas realizadas como prolongamento do horário normal de trabalho e/ou aquelas realizadas em finais de semana e/ou feriados.

6 – Confira os lançamentos para pagamentos de adicional noturno, periculosidade, insalubridade e penosidade para os colaboradores que realmente fazem jus a estes pagamentos.

Verifique se na sua empresa estão presentes situações de trabalho que garantam aos trabalhadores os recebimentos de: adicional noturno, periculosidade, insalubridade e penosidade e confira se isto está efetivamente ocorrendo.

No caso da penosidade, apesar deste direito do trabalhador constar na Constituição Federal não foi regulamentado até esta data, porém, já consta em algumas Convenções Coletivas de Trabalho. Verifique se na CCT aplicável à sua empresa é mencionado este direito e, em caso positivo, inicie o seu cumprimento imediatamente.

7 – Trate o processo de integração como sendo o primeiro treinamento oficial do novo colaborador na Organização.

Implante um processo de integração completo que envolva diversas áreas da empresa, além da própria Área de RH, tais como: Qualidade, Segurança do trabalho, Segurança Patrimonial, TI (Informática), Compliance etc e planeje e pratique um programa que possa ser considerado em um verdadeiro treinamento inicial do novo colaborador.

Mantenha registros da Integração, como por exemplo: lista de presença, conteúdos abordados, visitas efetuadas, material entregue aos participantes (estes com protocolos) e avaliação de reação ao final do programa.

Adote na continuidade (segunda etapa da integração) a Mentoria, geralmente conduzida por um antigo colaborador da Área em que o novo colaborador for trabalhar, para acelerar o processo de adaptação e entendimento das regras e cultura interna.

Recomendamos que a Mentoria, neste caso, seja uma política formal da empresa e sua prática seja registrada para efeito de evidências e análise dos resultados.

8 – Verifique detalhadamente se a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente está sendo cumprida em sua totalidade em sua Empresa.

De posse da CCT vigente verifique se todos os artigos, sociais e/ou econômicos, constantes na CCT estão sendo cumpridos e, caso haja algum que não esteja sendo atendido, providencie o seu atendimento; pois, esta ausência poderá gerar denúncias junto ao Sindicato e/ou ao Ministério do Trabalho, acarretando situações de desconforto para a empresa, além do que numa Auditoria de Compliance Trabalhista, isto será entendido como o não cumprimento de dispositivos legais aplicáveis à gestão de pessoas em sua empresa.

9 – Padronize e formalize os procedimentos internos referentes à movimentação de pessoal, principalmente, no que diz respeito a transferências de pessoal entre setores, turnos de trabalho, local de trabalho (loja, fábrica, agência etc).

Esta formalização, e a sua prática efetiva, é muito importante para garantir o cumprimento das obrigações da empresa perante as regras estabelecidas no e-Social quanto à movimentação de colaboradores, relacionadas aos registros de Segurança e Medicina do Trabalho, como por exemplo, emissão de CATs devido a acidentes de trabalho ou realização de exames médicos em função de mudanças de cargos e/ou locais de trabalho, conforme exigido na legislação específica.

Com o apoio da Diretoria, decrete o fim da informalidade, do “depois eu informo”, “é só por alguns dias” (que podem se transformar em semanas, meses, anos) e outras “desculpas”; pois, toda e qualquer ocorrência com os colaboradores diretamente envolvidos nas movimentações informais poderá causar algum tipo de penalidade para a empresa, que poderia ser evitada se houvesse procedimentos formalmente constituídos e obedecidos.

10 – Atue continuamente para que os motivos de desligamentos de pessoal não sejam por assédios, moral ou sexual.

Não se esqueça de colocar cláusulas rígidas sobre estes dois assuntos em seu Regulamento Interno e também no Manual de Conduta (ex – Código de Ética), que serão entregues, devidamente protocolados, para seus colaboradores diretos e para os terceirizados.

Mas, além de definir a posição oficial da empresa de repúdio a estas condutas, a Área de RH deve estar sempre alerta aos sinais de que estes assédios possam estar ocorrendo em sua comunidade organizacional e tomar providências imediatas, para que esta situação, se de fato estiver ocorrendo, seja estancada e o mal “cortado pela raiz”.

Estes sinais podem ser comentários informais nos corredores, no local de encontro da já famosa “máquina do cafezinho”, nos intervalos de refeições, nas entrevistas de saída de colaboradores demissionários, nos vestiários, nos refeitórios, enfim, é preciso estar permanentemente atento aos “sinais de assédios” para que a empresa não sofra futuramente as consequências de um processo trabalhista que poderia ser evitado.

Um processo deste tipo, além de afetar as finanças da empresa afeta também sua imagem perante seus colaboradores e prejudica sua imagem de empregadora no mercado de trabalho.

Conclusão:

Tal qual escrevemos na parte I deste Artigo, estas outras dez dicas também são simples e fáceis de serem adotadas e dependem tão somente de atitude proativa e, em alguns casos, de pequenas mudanças nas rotinas internas da Área de RH, entretanto, seu efeito será grandioso em se tratando de minimização do risco e melhoria da segurança da informação e dos controles internos do RH que contribuirão em muito para que o seu RH seja bem avaliado numa auditoria de Compliance.

No total, oferecemos vinte dicas para que você, gestor (a) de RH, se previna e se prepare para passar por uma Auditoria de Compliance Trabalhista, com alta probabilidade de ser aprovado nos quesitos tratados em cada uma das vinte dicas.

Mas, reiteramos e alertamos que não esgotamos o assunto e que outras providências administrativas, legais ou mesmo estruturais, que aqui não foram abordadas, devem ser tomadas em função das peculiaridades de cada empresa, tais como: modelo societário, porte, estrutura, tipo de gestão, área de negócios, políticas internas etc.

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