Demorou, mas chegou o dia da minha estreia no Blog este ano. Como não poderia deixar de ser, sobrou pra mim, como “trote de boas vindas”, a tarefa de “ralar um pepino” bastante delicado para muitas empresas: o conflito de interesses que permeia os negócios, e a sua relação com o Compliance.

Você, possivelmente, sabe a que estou me referindo, e vivencia, ou já vivenciou essa realidade em algum momento –  independentemente de ser um sócio, executivo, gerente ou colaborador da organização onde, hoje, está exercendo sua função.

Quando me perguntam o conceito técnico de conflito de interesse, costumo reproduzir os dizeres da Norma NBR ISO 37001:2016 (Norma de Certificação de Sistemas de Gestão de Compliance Antissuborno), item 3.29: situação em que interesses do negócio, financeiros, familiares, políticos ou pessoais possam interferir no julgamento das pessoas exercendo suas funções para a organização.

Noutras palavras, há conflito de interesses quando a tomada de decisão deixa de ser ética – a ou seja, de atender ao melhor interesse da empresa – em detrimento das necessidades e objetivos particulares do(s) agente(s) de governança corporativa responsáveis pela deliberação.

Onde é possível enxergar o conflito de interesses nas empresas?

Na vivência diária das empresas, os exemplos mais comuns de conflito de interesses que enfrentamos são:

  • Um gerente sai com uma funcionária que responde a ele, ou vice-versa;
  • O responsável pelo departamento de compras decide contratar um parente como fornecedor da empresa, desprezando a qualidade e os preços ofertados pelos demais concorrentes;
  • Noutro cenário, o mesmo responsável pelo departamento de compras aceita viagens e brindes de um fornecedor e, em seguida, opta por contratá-lo, desrespeitando o fluxo de concorrência, tomada de preços e comprovação de capacidade técnica;
  • Um gestor não divulga que tem algum tipo de relação com determinado candidato à vaga de emprego aberta e, inclusive, incentiva o recrutamento;
  • Um colaborador reveza turnos de trabalho em empresas concorrentes, utilizando know-how e expertises de uma a outra e compartilhando informações privilegiadas;
  • Um colaborador é casado ou tem parentes em empresas concorrentes, facilitando o intercâmbio de informações confidenciais do negócio;

conflito-de-interesses-recrutamento-compliance O Compliance na prática: Aprenda a regular o conflito de interesses nas empresas

  • Um membro do Conselho de Administração ou Diretor Executivo decide arquivar, sem a ciência e conhecimento dos demais dirigentes, investigação interna que recaia sobre si ou um colega com quem mantenha relacionamento mais próximo, obstando, com isto, a aplicação das medidas disciplinares pertinentes;
  • Um membro da Alta Administração impõe a contratação direta de colaborador ou fornecedor com quem possua parentesco, sociedade, parceria ou relacionamento íntimo, quebrando as regras de isonomia dos processos seletivos e tolhendo as prerrogativas de gestão dos departamentos de RH e Compras;
  • Colaboradores e fornecedores que possuem participação societária na empresa e se valem dessa condição para direcionarem em seu favor as deliberações estratégicas do negócio;
  • A Alta Direção faz uso de parentes, amigos ou cônjuges que, ocupantes de cargos de chefia em repartições públicas, possam prover à empresa vantagens indevidas;
  • A Alta Direção exerce a empresa na dependência da atuação de um sócio, parente, amigo ou cônjuge que ocupe cargo público e, com isto, possa facilitar-lhe a concessão de licenças e alvarás, contratações (com ou sem dispensa de licitação), condições mais brandas de tributação, ou, em contexto contencioso, decisões administrativas ou judiciais favoráveis.

Conflito de interesses X Compliance: Como transformar a teoria em prática?

O Compliance, em cenários de conflito de interesses, é a engenharia que assegura a pluralidade das visões, o consenso e a solução de conflitos que ameacem a ética e a qualidade das tomadas de decisões.

Agora, visto de uma forma mais “cirúrgica”, o Compliance não é apenas o contra-vetor de conflitos, mas, sobretudo, instrumento de prevenção à fraudes e às consequências que uma empresa pode acabar sofrendo por praticá-las, como, por exemplo, o enquadramento nas sanções do Código Penal e da Lei Anticorrupção Empresarial pela realização de tráfico de influência e oferta de propina a agentes públicos, visando contrapartidas vantajosas aos negócios (valendo lembrar que, conforme já explicamos aqui no Blog, a multa da Lei Anticorrupção pode equivaler de 0,1 a 20% sobre o faturamento bruto do exercício financeiro anterior e não isenta a empresa da recomposição financeira dos eventuais danos causados ao erário).

Até aí, tudo bem. Mas, e na hora de gerenciar o problema de verdade? Como proceder?

Em primeiro lugar, gosto de destacar que um pilar importante do Sistema de Gestão de Compliance é o Código de Conduta, o qual, na definição do Código de Melhores Práticas de Governança Corporativa do IBGC, “tem por finalidade principal promover princípios éticos e refletir a identidade e a cultura organizacionais, fundamentado em responsabilidade, respeito, ética e considerações de ordem social e ambiental” (p. 93).

É da Alta Administração a responsabilidade de dar o exemplo no cumprimento do Código de Conduta, porquanto guardiã dos princípios e valores da empresa. É sua responsabilidade disseminar e monitorar a incorporação de padrões de conduta em todos os níveis de gestão (tone of the top), fazendo com que o Código seja compreendido e cumprido indistintamente.

conflito-de-interesses-recrutamento-compliance O Compliance na prática: Aprenda a regular o conflito de interesses nas empresas

Além do Código de Conduta, políticas e controles internos devem integrar as diretrizes da organização, incluindo questões relacionadas a processos e monitoramento.  A organização deve zelar pela separação e definição clara de funções, papéis e responsabilidades, além de definir alçadas de decisão por instância, de forma a minimizar possíveis focos de conflitos de interesses.

Ademais de alçadas, é importante regulamentar quem pode ou não pode deliberar sobre determinadas questões relacionadas ao negócio, partindo-se do pressuposto de que o sócio, Diretor ou Conselheiro (quando houver Conselho de Administração) que possui interesses particulares no resultado da votação pode acabar influenciando o processo decisório em seu favor.

Nesse sentido, o próprio Código do IBGC recomenda que “a pessoa que não é independente em relação à matéria em discussão ou deliberação deve manifestar, tempestivamente, seu conflito de interesses ou interesse particular. Caso não o faça, outra pessoa deve manifestar o conflito, caso dele tenha ciência. Tão logo identificado conflito de interesses em relação a um tema específico, a pessoa envolvida deve afastar-se, inclusive fisicamente, das discussões e deliberações. Esse afastamento temporário deve ser registrado em ata.” (p.97).

A Alta Administração tem, ainda, o dever de monitorar transações com potenciais conflitos de interesses, ou aquelas que, direta ou indiretamente, envolvam partes relacionadas (conselheiros, diretores e/ou sócios). O estatuto, contrato social ou uma política especialmente dedicada ao tema podem exigir que transações entre partes relacionadas sejam aprovadas apenas por decisores que não possuam interesses conflitantes.

Para empresas de menor porte, ou que contam com número de decisores reduzido, não é viável, nem mesmo lógico, excluir membros da votação, motivo pelo qual costumo propor, alternativamente, que todos participem, conquanto baseados em pareceres e laudos elaborados por profissionais independentes.

Isto quer dizer que as deliberações não poderão acontecer de forma subjetiva, mediante a simples exposição dos motivos de cada um dos participantes, mas, sim, com base no melhor argumento técnico, trazido por um especialista de mercado que não tenha qualquer espécie de relacionamento com sócios, Diretores ou Conselheiros da organização e, muito menos, interesse no resultado.

conflito-de-interesses-recrutamento-compliance O Compliance na prática: Aprenda a regular o conflito de interesses nas empresas

No gancho das políticas e controles internos, outras regras que precisam integrar esses mecanismos de Compliance para a regulação de conflitos de interesses são:

  1. As referentes ao uso de informações privilegiadas, contemplando os procedimentos a serem observados por todos os níveis da organização, bem como as punições a que deverão se sujeitar todos os que quebrarem o compromisso de lealdade e confidencialidade;
  2. Sobre cadastro e classificação de fornecedores, visando minimizar, ao máximo, riscos de (i) favorecimentos por parentesco ou relacionamento de amizade; e  (ii) descumprimento de formalidades legais que possam acabar gerando responsabilidade jurídica solidária ou subsidiária da sua empresa, além de prejuízos financeiros e reputacionais. Neste diapasão, contratações diretas, recomendadas pela Alta Direção ao Departamento de Compras sem cumprimento das etapas do processo de gestão respectivo, devem ser evitadas. Além disso, condicionar transações à apresentação de atestado de capacidade técnica (ou outros meios de prova de habilitação do fornecedor ao exercício das atividades), de alvarás, Certidões Negativas de Débitos Fiscais e Trabalhistas e Certidão Negativa no CEIS/CNEP, por exemplo, são diligências que fazem toda a diferença na segurança do negócio (saiba mais, inclusive, clicando aqui);
  3. A respeito da realização de background check (busca e triagem detalhadas a respeito da vida pregressa e padrão de comportamento) nos processos de recrutamento e seleção de novos colaboradores, também primando pela proteção da empresa contra os mesmos riscos elencados no tópico anterior;
  4. Sobre as contribuições voluntárias da empresa, inclusive aquelas relacionadas às atividades políticas, estabelecendo, de forma clara e objetiva, as condições e os limites para fazer doações, ofertar brindes e realizar contribuições a terceiros, inclusive e especialmente partidos políticos e candidatos a cargos públicos.

Por fim, é im-pres-cin-dí-vel (!) disseminar todas essas regras periodicamente, através de boletins, manuais e treinamentos (mesmo a parceiros e fornecedores), para estimular todas as partes interessadas ao comprometimento com os valores éticos da organização. É através de padrões de conduta claros, bem compreendidos e cuja obediência seja fiscalizada que se consegue neutralizar os riscos de conflito de interesses.

Aliás, a fiscalização nos remete a outro importante pilar de um Sistema de Compliance eficiente: o Canal de Denúncias. 

conflito-de-interesses-recrutamento-compliance O Compliance na prática: Aprenda a regular o conflito de interesses nas empresas

O Canal de Denúncias atua na defesa da integridade da organização, ajudando a detectar atos de natureza ilícita, tais como a prática de corrupção, fraude ou suborno.

A ferramenta tem sua formatação e funcionamento baseados em diretrizes definidas pela Administração da empresa e deve operar de forma independente e imparcial, com garantia de sigilo e confidencialidade do que for reportado.

Através do Canal, sócios, dirigentes, gestores, colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros poderão compartilhar fatos que considerem impróprios, conflitantes com os interesses da organização, bem assim com os padrões éticos e de conduta por ela ditados, viabilizando que sejam investigados e devidamente punidos.

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Abraços e até a próxima!

*** Roberta Volpato Hanoff é advogada especialista em Direito Empresarial, consultora e auditora em Compliance, além de organizadora do Studio Estratégia – Advocacia e Governança Corporativa.

e-mail: roberta@studioestrategia.com.br