No post do dia 26/04/2018, publicado neste Blog, nosso especialista Thiago Zappelini, já escreveu sobre o eSocial sob o título Tudo que você precisa saber sobre o eSocial”,  apresentando em linhas gerais o que é o eSocial e seu cronograma de implantação, cuja mais recente versão data de 05/10/2018.  

eSocial, o que é?

O eSocial é um projeto do Governo Federal, que está mexendo com a vida de todas as empresas do Brasil, que teve sua implantação realmente  iniciada em janeiro de 2018, depois de alguns adiamentos desde 2014 e que pode ser considerado uma forma rigidamente definida e estruturada de como as empresas deverão enviar periodicamente seus dados e informações para os Órgãos Públicos Federais envolvidos diretamente com  a força de trabalho, com vínculo e sem vínculo, das empresas aqui instaladas, a saber: INSS, Previdência Social, Caixa Econômica Federal (FGTS), MTE e Receita Federal.

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O objetivo do eSocial

Lembramos que o eSocial tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.

Seus objetivos declarados são:

  1. Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores;
  2. Simplificar o cumprimento de obrigações;
  3. Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

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As mudanças que deverão acontecer com o eSocial

Não resta dúvida que o eSocial irá causar mudanças que impactarão diretamente  no trabalho e nas pessoas que trabalham nas Organizações, devido às novas regras, que exigirão  novos processos, novos comportamentos, comprometimento e atitude colaborativa de todos, desde a Alta Direção até o mais humilde dos colaboradores das Organizações.

E já que não há alternativa, aproveitando o “espírito do eSocial” que paira sobre a cabeça de todos nós  sugiro que este momento seja visto como uma excelente oportunidade para as Organizações, especialmente àquelas que ainda não o fizeram,   promoverem mudanças em suas políticas, atitudes (comportamentos) e procedimentos de Recursos Humanos que venham contribuir consideravelmente para melhoria da Gestão e do “Compliance”, visto que várias destas medidas se refletirão diretamente na transparência e no comportamento ético das pessoas e de suas Organizações.

Refiro-me, basicamente, à:

  • Alinhar os Objetivos e Metas da Área de RH aos Objetivos e Metas estratégicas da Organização.
  • Promover mudanças na cultura interna e no modo de contratar, demitir, promover, liberar para férias, transferir de setor, de local de trabalho etc.
  • Decretar o fim da informalidade, do “depois eu faço”, “depois eu trago”, “depois eu completo”, quando se tratar de admissão de empregados.
  • Decretar o fim da retroatividade nos registros e nos documentos envolvidos nas diversas rotinas trabalhistas.
  • Conscientizar, mediante intensivas campanhas internas, a todos os seus colaboradores (inclusive alta direção) a cumprirem as regras, regulamentos e procedimentos definidos e implantados para atender as exigências do eSocial.
  • Determinar o fim das situações de exceções que se transformaram ao longo do tempo em situações de rotina (o chamado: provisório permanente).
  • Conscientizar seus colaboradores ocupantes de cargos de liderança para deixarem de tomar decisões tempestivas em relação ao quadro de pessoal e de pronunciarem a famosa frase “isto não é problema meu, não fui eu que contratei”.
  • Atuar com maior efetividade nos processos de Segurança e Medicina do Trabalho (PPRA, PCMSO, PPP, etc.), no atendimento às NR’s aplicáveis à Organização e nos controles na área de Segurança do Trabalho (Insalubridade, Periculosidade, Penosidade, EPI’S, EPC’s, Ambiente de Risco, etc.). Lembrando que, das 29 tabelas do eSocial, 13  dela (45%) dizem respeito, integral ou parcialmente, à SMT.
  • Controlar efetivamente a contratação e o pagamento dos Autônomos e dos Terceirizados.
  • Adequar os requisitos da força de trabalho, por meio de definições claras e objetivas dos nomes e atribuições dos cargos e dos perfis profissionais exigidos para suas ocupações.
  • Criar indicadores que sinalizem desvios a tempo de serem corrigidos e evitar perdas de recursos (humanos e financeiros) da Organização.
  • Promover ações de controles preventivos para minimizar riscos e mitigar consequências de eventos negativos.

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Os Fatores Críticos para o Sucesso das Mudanças

Apresento a seguir, o que entendo como sendo, os fatores críticos que contribuirão para o sucesso das mudanças:

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Por parte da Direção da Organização:

  • Se envolver totalmente com o processo de mudança.
  • Oferecer apoio irrestrito às mudanças
  • Divulgar de forma ampla e transparente as mudanças em curso
  • Acompanhar o desenvolvimento das ações de mudanças e decidir quando necessário.
  • Aprovar e autorizar a implantação dos documentos normativos (políticas, procedimentos e demais documentos pertinentes).
  • Cumprir e fazer cumprir no âmbito da empresa as regras estabelecidas.
  • Respeitar as Políticas e Procedimentos estabelecidos.

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Por parte do RH:

  • Efetuar um planejamento detalhado de implantação das mudanças.
  • Definir e implantar as novas regras de gestão de pessoas no âmbito da Organização, por meio de Manuais de Políticas de RH, de Organização e Atribuições, Regulamento Interno e outros documentos normativos.
  • Elaborar (ou revisar e atualizar à luz do eSocial e da Reforma Trabalhista,  caso já tenha um) um Plano de Cargos e Salários (PCS) que atenda, concomitantemente, diversos processos internos e alimentadores do eSocial, tais como: Cadastro de Pessoal; Recrutamento e Seleção; Movimentação e Promoção de Pessoal; Plano de Carreira; Plano de Sucessão; Sistema de Gestão da Qualidade ISO:2015; Remuneração Estratégica; Avaliação de Desempenho; Planos de Treinamento e Desenvolvimento e documentos obrigatórios de SMT, tais como: PPRA, PCMSO, PPP, NR’s etc.
  • Capacitar os colaboradores das diversas áreas envolvidos nas rotinas, processos e fluxos de papéis / informações etc.
  • Conduzir todo o trabalho de adequação, ajustes e integração dos processos internos.
  • Promover a sinergia entre as áreas envolvidas.
  • Exercer a autoridade funcional avalizada pela Diretoria.
  • Imprimir velocidade no encaminhando das mudanças.
  • Medir, controlar e avaliar os resultados.
  • Abrir e manter um canal de comunicação interna sem bloqueios/sem censura/sem ruídos para tratar de assuntos relacionados ao eSocial e às mudanças em curso.
  • Gerenciar as crises que por ventura surgirem, principalmente, as relacionadas às resistências às mudanças devido às “zonas de conforto” existentes.
  • Reduzir resistências mediante um intenso relacionamento orientativo com seus pares.

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Por parte dos demais GESTORES da Organização:

  • Comprometerem-se com as novas políticas e procedimentos de Recursos Humanos.
  • Participarem dos treinamentos oferecidos
  • Comprometerem-se com os novos processos
  • Cumprirem e fazerem cumprir no âmbito de suas gestões as novas regras.
  • Conscientizarem-se  dos custos da “desobediência” às regras do  eSocial.
  • Desenvolverem uma visão de riscos pelo não cumprimento das regras.
  • Conhecerem o básico da legislação trabalhista e do eSocial.
  • Serem Colaborativos (por que colaboratividade é nome do jogo).

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As contribuições das mudanças para um novo modelo de gestão de pessoas

Por fim, entendemos que ajustar a Organização a esta nova ordem das coisas relacionadas à gestão de recursos humanos contribuirá para:

  • Blindá-la e mitigar os efeitos de eventuais multas que serão aplicadas pelos Órgãos Públicos Federais participantes do processo contra as Organizações que descumprirem as regras estabelecidas no manual do eSocial, seus anexos e demais documentos oficiais daí provenientes;
  • Eliminar as ambiguidades no trato dos assuntos relativos à gestão de RH na Organização;
  • Obter mais eficiência nos ciclos operacionais dos processos de RH;
  • Suportar com sucesso ações de Compliance no RH;
  • Criação de uma nova cultura organizacional; e
  • Minimizar os riscos de demandas trabalhistas em função do descumprimento da legislação trabalhista em vigor.

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Conclusão

Por fim, meu (minha) caro (a) amigo (a), se você, empresário ou executivo da área de RH, sente as dores e as consequências de uma gestão de Recursos Humanos não integrada ao eSocial e à Reforma Trabalhista (que abordaremos oportunamente) devido a ausência de um modelo de gestão eficaz para sua empresa nos moldes que abordamos acima, saiba que há solução para estas dores.

Nós estamos aqui para ajudá-lo a detectar, diagnosticar e implementar soluções de Gestão em Recursos Humanos que contribuam para que sua empresa se fortaleça e se desenvolva cada vez mais, com a adoção de ferramentas sólidas e sustentáveis de gestão de RH.

Conte conosco!

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SÉRGIO LOPES é membro da equipe de consultores e instrutores do Studio Estratégia – Advocacia e Governança Corporativa, atuando nas áreas de Gestão, Qualidade e Pessoas. Contando com mais de 30 anos de experiência profissional, Sérgio é Mestre em Administração de Empresas (Metodista, 1985, Pequenas e Médias Empresas), Pós-Graduado em Análise de Sistemas (FAAP, 1978), Sistemas de Informações (Mauá, 1979), em Administração Financeira (Fecap, 1981) e Bacharel em Administração (USP, 1974).

e-mail: slcons@uol.com.br